Samenwerking realiseren tussen uw leveranciers: 10 tips
admin 
Heeft u ook te maken met meerdere leveranciers die moeten samenwerken, maar waarbij dit moeizaam verloopt? Naar aanleiding van een sessie die ik onlangs heb bijgewoond en mijn onderzoek geef ik u in deze blog 10 tips om samenwerking te bevorderen en uw doelen te bereiken.
In de praktijk zie je steeds vaker dat een organisatie een multi-vendor strategie hanteert: meerdere leveranciers die ieder een afzonderlijk stuk voor hun rekening nemen van de totale dienstverlening. Veelal hebben deze partijen een afzonderlijk contract met de opdrachtgever. Hierdoor voelen ze zich vaak alleen verantwoordelijkheid voor hun eigen gedeelte en is de opdrachtgever veel tijd en energie kwijt aan het alignen van de partijen en te zorgen dat hij zijn eindresultaat behaalt. Hier is een oplossing voor en onderstaande tips bieden een eerste handvat hierin..
Gebruik elkaars krachten. Kijk naar de krachten en kenmerken van de samenwerkingspartners en zet ze in op de meest efficiente en effectieve een manier. Bert & Ernie hebben hebben dit snel geleerd. Een erg treffend filmpje, klik hier.- De verdeling van de taart moet duidelijk zijn. Basis is dat alle afspraken duidelijk zijn. Wie krijgt welk deel van de taart?. Een onderzoek dat hier handvatten voor biedt kunt u hier lezen. Hiermee voorkomt u dat de partijen elkaar gaan beconcurreren. Maak aan de partijen duidelijk wie welke rol heeft toegewezen gekregen. Wijs taken en verantwoordelijkheden toe.
- Bepaal alleen de kaders, maar laat partijen de invulling zelf bepalen. Door ze zelf de ruimte te bieden om samen de details van de rollen in te vullen creëert u voor hen meer betrokkenheid bij de toegewezen rol.
- Zorg voor openheid en transparantie. Waar wil uw organisatie naartoe? Laat de partijen uw strategie en plannen voor de samenwerking challengen.
- Geef inzicht in elkaars belangen. Zorg ervoor dat een ieders belangen en doelen helder zijn en creëer een gezamenlijk doel. Op deze manier kunnen win-win relaties worden gecreerd
- Definieer gezamenlijke KPI’s. Beoordeel de partijen niet alleen op eigen KPI’s, maar bepaal ook gezamenlijke KPI’s. Hier kan gelezen worden hoe KPN Telecom en Atos Origin hun relatie hebben verbeterd, door het gebruiken van gezamenlijke KPI’s.
- Maak uw aandeel duidelijk. Daarnaast heeft u als klantorganisatie ook bepaalde verplichtingen. Ook hiervoor kunt u KPI’s opstellen waardoor u erkent dat u zelf ook een aandeel hebt in het succes van de samenwerking. Ook indien u zelf uw KPI’ s niet haalt moet dit tot uitdrukking komen in het betalen van een bepaald % aan de samenwerkingspartners.
- Belonen loont. Hanteer incentives die niet alleen afstraffen bij het niet halen van de KPI’s, maar juist ook belonen.
- De zachte kant van het samenwerken is minstens zo belangrijk als alle doelen, plannen en KPI’s! U moet ervoor zorgen dat de bedrijven onderling een click krijgen en worden gestimuleerd om proactief te zijn en samen tot nieuwe ideeën komen. Dit klinkt als een moeilijke opgave, maar dat hoeft niet zo te zijn. Laatst las ik over een interessante training die de click tussen partijen vergroot. Doordat verschillende partijen elkaar hun persoonlijk levensverhaal vertelden, zonder dat er over het huidige werk werd gepraat, ontstond er meer openheid kwam en de deelnemers aan het einde van de dag plannen aan het bedenken waren aan de bar. Onderzoek heeft aangetoond dat personen na het volgen van deze training een hechtere band kregen en als gevolg hiervan beter samen konden werken.
- Stimuleer creativiteit. Geef richting aan door de hoofdlijnen uit te zetten, maar geef ruimte voor de invulling. Iemand die dit al doet is Disney. Disney houdt periodieke sessies om nieuwe ideeën te creëren. Een sessie vindt in verschillende kamers plaats. Een belangrijke kamer hierin is de ‘dream room’. Dit is een kamer waar iedereen bij elkaar komt om ideeën, het maakt niet uit hoe gek, te bedenken. Vervolgens gaan zijn naar een andere kamer om de ideeën verder uit te werken en te kijken naar de haalbaarheid hiervan. U kunt hier over Disney’s tactieken lezen. Onderzoek heeft aangetoond dat het gebruik van verschillende kamers een positief effect op focus en efficiëntie heeft.
Bovenstaande punten zijn een aantal ervaringen uit de praktijk en uit het onderzoek dat ik uitvoer. Deze tips dragen niet alleen bij aan een effectievere samenwerking, maar ook aan een prettigere en resultaatgerichte samenwerking!
David Barker
Stagiair bij de Practice Allianties
Msc. Student Business Administration aan de Vrije Universiteit
